外貿人遇到國外客戶要求索賠的處理方法：一.核實情況是否屬實并搜集證據；二.搜集到證據后，聯系工廠并告知情況，查明原因；三.慎重回復客戶的索賠信件，爭取降低賠款；四.積極和工廠聯系并努力和客戶溝通降低賠款；五.虛心承擔責任，盡快妥善安排；六.給工廠一些意外的驚喜。接下來就由小編來給大家介紹。

外貿人遇到國外客戶要求索賠怎么辦

一.核實情況是否屬實并搜集證據

收到客戶的索賠就想到質問工廠是不對的，這時工廠的回答也往往是“這不是我們的問題，我們從未被客戶投訴過！”而此時的你卻百口莫辯。

其實，在收到索賠時應該先找客戶索要出現問題的貨物照片，收集更多材料，給一個郵件模板供大家參考：

We are very surprised to hear that news. Sorry for the inconvenience caused by this.I've reported this to our factory manager, now we are going to have a meeting to discuss this problem. Could you please send us some photos then I could show them in the meeting ? We need to find out the reason and will discuss the solution.Thanks in advance.

二.搜集到證據后，聯系工廠并告知情況，查明原因

給工廠打電話也好，寫郵件也好，都必須要預先好好考慮，應該怎么溝通。 

跟工廠溝通時說明客戶因為產品質量問題要求索賠并發來多張照片，確實此批貨存在做工上的問題，很多產品出現問題。

發郵件的時，附上客戶發來的照片，正文中把客戶的索賠原文稍加處理粘貼上，并且在英文的下方附上中文釋義，語言用詞上不要過渡引申和渲染，原原本本的體現口氣，感嘆號和標注紅色即可。郵件的最后加上客戶要求工廠立即配合調查原因，回復客戶。

工廠看到后會安排人員盡快處理。產品質量可能是更換了原材料供應商或質量把控問題，但工廠會因為賠償數額太高而請求降低賠款金額。

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三.慎重回復客戶的索賠信件，爭取降低賠款

首先表示非常抱歉，其次說明原因，由于工廠原材料供應商購買新機器，而導致部分產品出現問題。

這里注意：有些時候犯的一些“低級錯誤”不要直接就原文不動地發給客戶，要多考慮一下，客戶對你的公司是什么樣的印象？所以，適當的組織措辭很有必要！

針對這次的質量問題，公司非常重視，專門召開了會議，所有生產相關的部分負責人都參與檢討工作上的不足。

最終提出 解決方案: 新的機器不再立即投入生產，公司派專門的技術人員進行調試磨合，磨合期過后，再投入正式生產。 

索賠金額方面，我方損失太多。產品利潤薄，因此懇請客戶考慮一下長期的合作，能夠適當降低一些賠款，不影響之后的合作關系。 

客戶回復郵件，他也希望這次的事件不會影響到合作關系。希望金額可以降為**美元

四.積極和工廠聯系并努力和客戶溝通降低賠款

再次聯系工廠說明已經跟客戶解釋清楚，但是態度要強硬說明賠償金額，并說明在盡最大的努力爭取降到**元。這樣，工廠方面比較好接受也會很感激業務員的。

五.虛心承擔責任，盡快妥善安排 

回復客戶：感謝理解和信任！責任確實在于我們，正在積極調查，一定盡快給出答復。 

注：這里有些業務員會務求和客戶商量，賠款從下一個訂單貨款中扣除。但是有很多客戶并不太能理解一個問題要放到后面再解決的態度。部分客戶回復不能接受這么做，更有的客戶說：Don't make things complicated! You should show the respect and sincerity in this order, NOT FUTURE ORDER!

六.給工廠一些意外的驚喜 

隔了兩天后回復工廠說明客戶愿意降低賠償金額**元，工廠方面就容易接受并表示感激，業務員也要站在工廠的角度，知道他們損失較大，但產品質量問題不容忽視。下次要注意哦！

以上便是外貿人遇到國外客戶要求索賠怎么辦的介紹，希望能幫到廣大外貿人。