RFQ通常分為四個部分：準(zhǔn)備階段，處理階段，授予階段和結(jié)束階段。為了獲得正確的報價，RFQ通常包括物品/服務(wù)的規(guī)格，以確保所有供應(yīng)商在同一物品/服務(wù)上出價。從邏輯上講，規(guī)格越詳細(xì)，報價就越準(zhǔn)確，與其他供應(yīng)商相比也越具有可比性。在發(fā)送RFQ時需要詳細(xì)說明的另一個原因是規(guī)范可以用作供應(yīng)商的法律約束文檔。

報價請求在商業(yè)環(huán)境中最常用。RFQ通常在此情況下使用：當(dāng)產(chǎn)品和服務(wù)是標(biāo)準(zhǔn)的或者現(xiàn)貨時，有需求購買的公司可以更方便去比較報價。當(dāng)公司知道其想要購買的產(chǎn)品的數(shù)量時，它通常會去詢價。例如，一家想要購買具有特定硬盤大小和處理速度的500臺電腦的政府機(jī)構(gòu)宣布了一項RFQ，由于該產(chǎn)品是統(tǒng)一的，該機(jī)構(gòu)可以輕松比較不同的報價。詢價通常發(fā)送給幾個潛在供應(yīng)商，要求競標(biāo)者定價。它可能包含投標(biāo)必須包含的信息，支付條款，決定公司選擇哪個投標(biāo)的因素以及投標(biāo)截止日期。詢價主要關(guān)注定價。如果滿足最低標(biāo)準(zhǔn)，則通常給出最低出價的供應(yīng)商。