外貿新人必讀！外貿業務員的日常工作流程全梳理
對于外貿新手來說，入行第一步要明確的就是自己的工作內容和工作流程，但是很少有新人進入工作崗位就知道先做什么后做什么，所以今天小編就從外貿的流程出發，對應著為大家梳理外貿業務員的日常工作流程。
先說外貿的基本流程：報價、訂貨、付款方式、備貨、包裝、通關手續、裝船、運輸保險、提單、結匯。
我們將其簡單劃分為詢盤簽單、通關運輸、交單結匯三大部分，根據這三大部分我就可以將一個外貿業務員的日常工作流程根據外貿操作流程做如下梳理：
一、詢盤簽單階段
1.客戶詢盤：收到新的詢盤，對客戶進行背景調查，及時與客戶建立溝通，解決客戶的問題和需求，對客戶了解越多，成交的可能性就越有把握。
2.報價：根據與客戶溝通的內容，確定貨物品名、生產廠家、型號、數量、交貨期、付款方式、包裝規格及柜型等，并通過Proforma Invoice給客戶做正式報價。
3.完成簽單：雙方溝通確認后，外貿業務員會收到客戶正式的采購訂單文件Purchase Order。
4.確認交貨期：訂單確認后，業務員要及時告知工廠訂單詳情，并要求工廠安排生產計劃，將生產計劃和交貨期同頻給客戶，保證雙方信息同步。
5.完成業務審批：業務員收到訂單后，首先做出業務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核后才能執行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進。
6.下達生產通知：業務員在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產通知，通知工廠按時生產。
如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C后應業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證；如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬；如果是放帳客戶，或通過銀行D/A等方式收匯等，需經理確認。
二、通關運輸階段
1.驗貨：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系，預約驗貨時間。
2.準備文件：工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業發票，裝箱單等文件。
3.商檢：如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明產品的出口口岸和商檢要求，并提供出口合同，發票等商檢所需資料。
4.租船訂倉：
（1）如果跟客人簽定的合同是FOB條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司。盡早與貨代聯系，在交貨期兩周前向貨運公司發出書面定倉通知（ING ORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙。
（2）如果是由賣方支付運費，應盡早確認貨運公司或船公司，開船前兩周書面定倉。
（3）如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。
5.安排拖柜：
（1）貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。給拖車公司發送以下資料：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數量，裝柜地址，報關行，及裝船口岸等。
（2）給工廠發送裝車資料，包括：上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。
（3）拿到準確貨柜離廠時間、實際裝貨數量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。
6.委托報關：在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。委托報關時，應提供一份裝柜資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關時間，拖車公司，柜型及數量，本公司的聯系人和電話等。
7.獲得運輸文件：最遲在開船后兩天內，要將提單補料內容發送給船運公司或貨運代理；督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單；及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。
8.準備其他文件：包括商業發票、FORM A原產地證書、一般原產地證、裝運通知及裝箱單
三、交單結匯階段
1.交單：采用L/C收匯的，要在規定的交單時間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。采用T/T收匯的，在取得提單后馬上發送提單給客人付款，確認受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜，拿到提單后可立即寄正本提單給客人。
2.文件存檔：所有的文件、L/C和議付文件進行留存一整套，以備日后查用。
3.收集信息：收集運價變動、船期、航線等信息，為日后報價提供幫助。
以上就是為大家整理出的外貿業務員的日常工作流程，可以說是將工作內容從頭至尾全部覆蓋了。不難發現，外貿業務員的日常工作內容其實是相當多的，但是在真實的職場內容中，并不是一個人做所有工作，更多的時候還是協同作戰，此外工作也分階段性，不同階段做的工作其實并不一樣，所以外貿新手大可不必擔心
