“知己”是指業務員必須對自己的行業和產品了如指掌，這是雙方有效溝通的前提。所以做好自身的產品認知和市場調查，弄清楚自身產品的市場定位，是必不可少的。明確產品的工藝流程和產品材料、產品的差異化賣點和真實應用場景，明確暢銷的國家、商品的淡旺季時間，還要知道同行競爭對手的價格和自己能夠給出的底價，這些都能幫助外貿員提高回復詢盤的效率。

“知彼”是指要在回復詢盤前對客戶公司的背景事先摸底。這一步要做的事情大致可以分為以下三步：

1.弄清詢盤的出處

這里的出處有兩個含義：一是詢盤渠道，二是客戶所屬國家和地區。

要弄清渠道是因為不同的渠道客戶有其自身的特性，如，從谷歌推廣來的客戶，一對一針對性詢盤較多，客戶更專業，價格談判也更容易；B2B網站過來的客戶，詢盤量雖然大，但基本是拼價格的類型，優質客戶并不多。

要弄清國家和地區，是因為要針對不同地區的政策和商業習俗做不同的規劃。例如部分國家有指定商品的反傾銷調查政策；不同地區的清關、商檢和付款方式有地區偏好；部分地區的特殊習慣需要尊重，如美國客戶大多不喜歡黑色包裝。

2.弄清合作方的性質

要調查清楚詢盤客戶是中間商還是終端客戶。如果是終端客戶，那客戶生產什么產品，我們的產品在他的產品中起何種作用，相似客戶的反饋有哪些需要注意和改進，這都需要業務員提前做好準備的。此外，終端客戶比較在意供貨的穩定性，強調包裝。而中間商就相對簡單了，雙方一起做市場，一起賺錢。這類客戶穩定性不強，詢盤時對價格更加敏感。

3.弄清合作方的需求和習慣

要了解客戶的發展歷程，經營模式，主要產品和主要市場等等，同時利用格蘭德找客戶海外采購商報告了解客戶的采購規模和采購習慣，在回復詢盤時便可以從客戶的特點出發，提供對應的服務內容，將產品和客戶的業務內容進行捆綁，幫助客戶更高效的了解產品，可以有效提高客戶對產品的興趣和需求。

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二、優化回復內容

回復詢盤說到底還是文字化的溝通，所以在對自己和客戶知己知彼后，下一步要做的就是針對性的優化回復信內容，利用內容讓雙方建立互信關系，為下一階段的訂購和成單打好基礎。進行回復信優化，可以從以下2個方向入手：

1.廣告屬性不要太強

雖然回復信說到底還是廣告，但是如何做到吸引人且營銷屬性低，其實還是需要花費一些心思。小編建議寫開發信時把客戶最可能關注的信息放到標題中，可以選擇的元素有：產品名稱、價格、認證、企業認證、創新產品特點等，不必都包括，有兩到三項即可。

正文部分包含的內容更多，但是一定要有取舍，回復信不要過于冗長。簡短有力的企業介紹，清晰獨特的產品介紹，豐富有效的聯系方式以及高質量的產品圖片是回復信正文的必要元素。幫助客戶在短時間內了解企業與產品，并留下一定印象，那回復信的目的就達到了。

2.進行針對性報價

報價并不是回復一個價格就萬事大吉，里面的門道直接影響著成單，所以面對不同的客戶需要做針對性報價。通過之前的客戶背景挖掘、意向分析，我們可以推測客戶的喜好和特點。還有買家國家地區，買家類型特點，對方市場特點，競爭熱度，產品獨有優勢以及以往的采購數量和價格等都是需要考慮到的因素，結合眾多客戶信息生成清晰地客戶畫像后再進行報價。

此外，優質的報價單也是必要內容。報價單上產品簡介、規格明細、包裝資料、裝箱數據、MOQ（最小訂貨量）都要寫清楚，最好加上適用場合以及熱銷市場。也可以把客戶可能會問的問題和回答整理進去。報價單的排版要簡潔大方、一目了然。